Как упорядочить договорную работу в организации

Как упорядочить договорную работу в организацииКаким образом можно регламентировать договорную работу? Регламентация труда сотрудников в процессе заключения, изменения, расторжения и исполнения договоров происходит посредством издания локальных нормативно-правовых актов.

Договорную работу, как правило, регламентируют посредством создания единого локального правового акта – положения о договорной работе.

Зачем нужно составлять положение о договорной работе? Положение о договорной работе обеспечивает единые правила заключения, изменения, расторжения и исполнения договоров, применение этих правил становится обязательным для всех сотрудников компании.

Разработка, принятие и применение единых правил позволяет:

а) систематизировать договорную работу;

б) скоординировать взаимодействие различных структурных подразделений или специалистов при осуществлении договорной работы;

в) обеспечить контроль за ведением договорной работы и распределить зоны ответственности персонала на отдельных этапах ее осуществления.

В целом положение о договорной работе должно решать следующие задачи:

1) определять стратегию договорной деятельности компании;

2) устанавливать исчерпывающий перечень структурных подразделений и должностных лиц, принимающих участие в договорной работе, их функции и порядок взаимодействия;

3) определять состав лиц и структурных подразделений, ответственных за выполнение конкретных мероприятий договорной работы;

4) закреплять порядок и формы доведения решений руководства до исполнителей;

5) устанавливать алгоритм последовательного прохождения через структурные подразделения и их должностных лиц документов, связанных с ведением договорной работы.

Что должно содержаться в положении о договорной работе? Положение о договорной работе создает предпосылки для повышения эффективности бизнес-процессов и улучшения качества управления договорной работой в организации.

Структура и содержание положения о договорной работе не могут быть одинаковыми для всех организаций. Не нужно копировать доступные в справочных правовых системах примеры положений о договорной работе. Дело в том, что правила договорной работы могут серьезно различаться в зависимости от сферы коммерческой деятельности, организационной структуры компании, принципов управления, используемых менеджментом компании, и многих других факторов.

Поэтому нужно учитывать, что положение о договорной работе – это, прежде всего, документ, призванный на основе бизнес-практик конкретной организации повысить эффективность договорной работы. Этот эффект может быть достигнут за счет выстраивания и совершенствования управленческих и организационных связей.

Как можно управлять процессом договорной работы? При разработке положения о договорной работе нужно иметь в виду существующую в компании организационную систему управления процессом договорной работы. Если у менеджмента компании нет понимания относительно того, какая же система существует, то нужно ее определить либо выбрать подходящую для организации модель.

Речь идет о системе распределения прав, обязанностей и ответственности, порядка и форм взаимодействия между органом управления, принимающим окончательное решение, структурными подразделениями и конкретными руководителями и исполнителями. Оптимальным является четкое понимание и прозрачное закрепление в тексте положения о договорной работе объединяющих всех ее участников структуры связей:

— вертикальных,

— горизонтальных,

— функциональных,

— линейных.

Вертикальные связи. Под вертикальными связями понимаются взаимосвязи между работником-исполнителем и руководителем либо между органом управления и подчиненным структурным подразделением. Ясность этих отношений позволяет оперативно установить центр принятия окончательного управленческого решения по тому или иному вопросу. Например, в положении можно установить, кому нужно направлять для согласования и подписания полученное от контрагента дополнительное соглашение к договору.

Горизонтальные связи. Горизонтальные связи в организации проявляются между работниками различных структурных подразделений или иных структур холдинговой компании, находящихся на одном уровне иерархической лестницы. Мониторинг горизонтальных связей необходим, чтобы определить перечень структурных подразделений (должностных лиц), на которых целесообразно возложить обязанность визирования проектов договоров с учетом конкретной структуры организации.

Текст договоров, как правило, согласовывается с бухгалтерией (бухгалтером) и юридической службой.

В согласовании текста договора могут участвовать и другие должностные лица и (или) структурные подразделения. К примеру, экономический (финансовый) департамент, отдел размещения заказов (проведения закупочных процедур), служба безопасности и другие.

Функциональные связи. Важное значение при составлении положения о договорной работе имеет четкое разделение функций структурных подразделений. Все подразделения компании, участвующие в договорной работе, должны иметь свои задачи в реализации этого важного направления работы, а также нести ответственность за невыполнение возложенных задач.

Установить функциональные связи структурных подразделений в договорной работе означает распределить различные виды деятельности, необходимые для ведения договорной работы, между структурными подразделениями компании.

Чем более ясно будут обозначены в договорной работе зоны ответственности каждого из структурных подразделений, тем эффективнее будет организован в компании процесс заключения, изменения, расторжения и исполнения договоров.

Линейные связи. Фиксация линейных связей необходима, чтобы определить последовательность принятия управленческих решений в процессе ведения договорной работы. Например, в небольшой организации обязанность по составлению проекта договора (или первичной проверке условий представленного контрагентом договора) можно возложить на менеджера-исполнителя. Далее целесообразно предусмотреть обязательное визирование текста договора юристом с правом отклонить отдельные договорные условия и (или) обязанностью их скорректировать при необходимости. После получения положительного заключения от юриста и согласования с бухгалтером договор может поступать на подпись руководителю.

Если компания имеет сложную организационную структуру, то закрепление в положении о договорной работе алгоритма и последовательности движения документов по различным инстанциям приобретает особую значимость. Дело в том, что юрист должен четко представлять себе последовательность согласования проекта договора со структурными подразделениями организации. Кроме того, у него должна быть возможность контролировать процесс прохождения проекта договора на протяжении всего периода его согласования. В ином случае возможны различные негативные последствия. Например, неоднократное согласование документа в одном и том же подразделении затянет процесс согласования и может привести даже к утере самого документа.

Что необходимо учитывать при составлении положения о договорной работе? Положение о договорной работе должно регулировать все этапы ее осуществления.

При разработке проекта положения о договорной работе необходимо добиться краткости, ясности и недвусмысленности устанавливаемых правил поведения.

Нужно придерживаться единой терминологии по всему тексту положения, избегать обозначения одного и того же понятия разными терминами.

Без необходимости не стоит использовать иностранные или заимствованные из иностранных языков слова, которые могут быть истолкованы двусмысленно.